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Quels documents conserver ?
La masse des documents administratifs, juridiques et comptables est telle que vous vous interrogez peut-être sur l'opportunité d'un grand nettoyage de printemps. C'est pourquoi nous avons fait le point de vos obligations légales en la matière.
Voici les principaux documents comptables et sociaux que vous devez à tout prix préserver de votre légitime tentation de faire le vide.
Les principaux documents comptables à archiver.
Les livres comptables obligatoires et les comptes annuels
Les commerçants doivent conserver le livre-journal, le grand livre, le livre d'inventaire, pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération qui y est enregistrée.
Les comptes annuels - bilan, comptes de résultat et annexes -doivent être conservés en original pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice considéré.
Si vos documents comptables sont tenus sur des livres cotés et paraphés, ils doivent être conservés sous cette forme.
Si ces livres sont tenus sur des documents informatiques écrits, ils doivent être conservés sur support informatique les 3 premières années, et sur tout support au choix du commerçant les 7 années suivantes (listing, microfilms, microfiches, disquettes, bandes magnétiques...).
Les factures
• Vos factures clients, doivent également être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice où elles ont été comptabilisées. Le double qui vous est destiné peut être archivé, sur microfilms ou microfiches par exemple.
Si votre client n'est pas commerçant, conservez votre facture pendant 30 ans.
Notre conseil :
conservez toujours les bons de commande, et surtout les bons de livraison, signés par vos clients. Ils sont indispensables pour prouver le bien-fondé d'une facture ou l'acceptation d'une clause de réserve de propriété.
• Vos factures fournisseurs, véritables pièces comptables justificatives, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice de comptabilisation.
Par prudence, conservez toujours les originaux de vos factures fournisseurs. Car de toute manière, celles qui vous ont donné droit à déduction de TVA doivent être conservées pendant 6 ans en original pour être transmises, le cas échéant, à l'Administration fiscale. Si votre fournisseur n'est pas commerçant, le délai de conservation est porté à 30 ans.
Les factures relatives à l'achat de biens figurant dans votre bilan doivent être conservées durant :
- 3 ans après l'achèvement de la période d'amortissement,
- en cas d'exercice déficitaire et d'amortissement réputé différé, 3 ans après l'exercice d'imputation.
Au-delà de ce délai, vous pouvez conserver les factures en copie, sous réserve d'un éventuel litige avec un fournisseur non commerçant.
Les principaux documents sociaux
• Le livre de paie (1) : la tenue du livre de paie n'est plus obligatoire depuis le 1er août 1998. Cependant, les livres de paie tenus avant le 1er août 1998 doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de sa clôture.
Ce délai inclut le délai plus court, de 5 ans, prévu par le Code du Travail.
• Les doubles des bulletins de paie sont des pièces justificatives de comptabilité qui doivent être conservées en copie pendant 10 ans, à compter de l'exercice de comptabilisation.
Ce délai inclut également le délai plus court, de 5 ans, prévu par le Code du Travail.
À noter :
par prudence, il est souhaitable là encore de porter ce délai à 30 ans dans l'éventualité d'une réclamation des caisses de retraite complémentaire ou d'un salarié.
• L'original du registre unique du personnel doit lui être conservé pendant 5 ans à compter de la date de sa clôture (1).
• Enfin, le double du bordereau des cotisations sociales est à conserver pendant 5 ans à compter du paiement, voire même par prudence pendant 30 ans.
Notre conseil :
il est difficile d'être exhaustif en matière d'obligation de conservation. Hormis les pièces comptables et les documents sociaux, certains autres documents doivent être précieusement archivés.
Vous trouverez ci-dessous une liste des principaux actes à classer consciencieusement afin d'être en mesure d'en délivrer un original en cas de besoin.
| Liste | Délai |
| Pour les sociétés |
| • Statuts de société d'origine et le cas échéant modifiés | 30 ans à compter de la liquidation |
| • Registres de procès-verbaux cotés et paraphés | 30 ans à compter de la liquidation |
| • Registres et documents relatifs aux actions, parts sociales, etc. | 30 ans à compter de la liquidation |
| • Rapports du dirigeant et/ou du commissaire aux comptes | 30 ans à compter de leur établissement |
| • Documents relatifs à la liquidation | 30 ans à compter de la liquidation |
| Divers |
| • Actes de propriété immobilière ou de biens figurant à votre bilan | Perpétuellement |
| • Contrats commerciaux | 10 ans à compter de leur terme |
| • Contrats avec des non-commerçants | 30 ans à compter de leur terme |
| (1) Si vous tenez votre livre de paie et votre registre du personnel sur informatique, vous devez déclarer ce fichier nominatif à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), sous peine de sanction pénale. CNIL : 21, rue St Guillaume - 75340 PARIS Cedex 07 - Tél. : 01.53.73.22.22. |
Article du 01/05/2004 - © Copyright SID Presse - 2006
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